Kijk terug
Kaag en Braassem

Analyse van het document

Titel en Samenvatting: Het voorstel is getiteld "Procesaanpak aanbesteding accountant". Het doel is om een nieuwe accountant aan te stellen voor de controle van de jaarrekening vanaf het verslagjaar 2024, aangezien het huidige contract met Baker Tilly afloopt op 30 september 2024. Vanwege de geraamde waarde van de opdracht moet deze Europees worden aanbesteed volgens de Aanbestedingswet 2012. Het voorstel behelst het mandateren van de financiële commissie om de aanbestedingsleidraad en het programma van eisen vast te stellen en om minimaal één lid van deze commissie in de beoordelingscommissie op te nemen. De uiteindelijke benoeming van de accountant is een raadsbesluit.

Oordeel over de volledigheid: Het voorstel lijkt volledig in de zin dat het de noodzakelijke stappen en betrokkenheid van de financiële commissie beschrijft. Het bevat echter geen gedetailleerde financiële analyse of specifieke duurzaamheidscriteria.

Rol van de Raad: De raad heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over de benoeming van de accountant. De raad moet ook het plan van aanpak voor de aanbesteding goedkeuren.

Politieke Keuzes: De raad moet beslissen over de mate van betrokkenheid van de financiële commissie en de criteria voor de aanbesteding, zoals de nadruk op prijs-kwaliteitverhouding en duurzaamheid.

SMART en Inconsistenties: Het voorstel is deels SMART: het is specifiek, meetbaar en tijdgebonden (met een deadline voor het zomerreces). Het is minder specifiek over de haalbaarheid en relevantie, vooral wat betreft de duurzaamheidscriteria en financiële consequenties.

Besluit van de Raad: De raad moet besluiten het plan van aanpak voor de aanbesteding goed te keuren en de financiële commissie te mandateren zoals voorgesteld.

Participatie: Er is geen specifieke vermelding van bredere participatie of inspraak buiten de financiële commissie.

Duurzaamheid: Duurzaamheid wordt genoemd als onderdeel van de criteria, maar er is geen verdere specificatie of nadruk op hoe dit wordt geïntegreerd in de aanbesteding.

Financiële Gevolgen: De financiële consequenties zijn nog onbekend en worden pas duidelijk bij ontvangst van de inschrijvingen. Er wordt een indicatie gegeven van de gemiddelde uitgaven van de afgelopen drie jaar, circa € 70.000 per jaar. Er is geen informatie over hoe deze kosten gedekt zullen worden.

Analyse van het document

Titel en Samenvatting

Titel: Verordeningen, controleprotocol en visie op control

Samenvatting: Het voorstel betreft de vaststelling van diverse verordeningen en protocollen voor de gemeente Kaag en Braassem, waaronder de Financiële verordening, Controleverordening, en de Visie op Control. Deze documenten zijn geactualiseerd naar aanleiding van wetswijzigingen met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Het doel is om de kaders voor financieel beleid en controle te moderniseren en te zorgen voor een verschuiving van interne controle naar interne beheersing. De raad moet deze documenten formeel vaststellen voor 31 december 2023, zodat het budget voor structurele kosten van €122.000 kan worden vrijgegeven.

Oordeel over de volledigheid

Het voorstel lijkt volledig en gedetailleerd, met duidelijke verwijzingen naar de wetswijzigingen en de noodzaak voor actualisatie van de verordeningen. Er zijn bijlagen toegevoegd die verdere verduidelijking bieden over de wijzigingen.

Rol van de Raad

De raad heeft de rol om de voorgestelde verordeningen en protocollen formeel vast te stellen. Dit is noodzakelijk om de juridische en financiële kaders voor de gemeente te actualiseren en te formaliseren.

Politieke Keuzes

De raad moet beslissen over de vaststelling van de verordeningen en protocollen, wat invloed heeft op de manier waarop de gemeente haar financiële en controleprocessen beheert. Er moet ook worden besloten over de verschuiving naar een meer risicogerichte benadering van interne beheersing.

SMART en Inconsistenties

Het voorstel is specifiek en tijdgebonden, met een duidelijke deadline voor besluitvorming. Het is meetbaar in termen van de vastgestelde kaders en budgetten. Er zijn geen duidelijke inconsistenties in het voorstel.

Besluit van de Raad

De raad moet besluiten om de voorgestelde verordeningen en protocollen vast te stellen, zodat de gemeente kan voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen en interne beheersingsdoelen.

Participatie

Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het proces van vaststelling van de verordeningen.

Duurzaamheid

Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp in dit voorstel.

Financiële Gevolgen

Er zijn geen directe financiële consequenties verbonden aan het voorstel, aangezien de kosten voor het opstellen van de verordeningen en protocollen al zijn gedekt door een eerder goedgekeurd budget van €730.000. Het vrijgeven van een budget van €122.000 voor structurele kosten is afhankelijk van de vaststelling van de documenten.

Analyse van het document

Titel en Samenvatting

Titel: Projectplanning rechtmatigheidsverantwoording/doorontwikkeling horizontaal toezicht/risicomanagement

Samenvatting: Het voorstel betreft een projectplanning voor de implementatie van drie belangrijke verplichtingen voor de gemeente Kaag en Braassem: de rechtmatigheidsverantwoording, het horizontaal toezicht-convenant met de fiscus, en de nieuwe nota voor integraal risicomanagementbeleid. Het projectplan omvat vijf hoofdsporen die de interne beheersing en controlemechanismen moeten versterken. Het budget van €730.000 wordt vrijgegeven na het opstellen van deze planning. De gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd om controle te houden en bij te sturen waar nodig.

Volledigheid van het Voorstel

Het voorstel lijkt volledig in de zin dat het een gedetailleerde projectplanning bevat met benoemde activiteiten, deelproducten, en een financiële consequentie. Het biedt een duidelijke structuur voor de uitvoering van de verplichtingen.

Rol van de Raad

De raad heeft een toezichthoudende rol en wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Dit stelt de raad in staat om controle te houden en bij te sturen indien nodig.

Politieke Keuzes

De politieke keuzes betreffen de prioritering van de verschillende projectactiviteiten en de toewijzing van middelen om de gestelde doelen te bereiken. Er moet ook worden besloten hoe de raad betrokken blijft bij de voortgang en evaluatie van het project.

SMART-Analyse en Inconsistenties

Het voorstel is grotendeels SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) doordat het duidelijke doelen en tijdlijnen stelt. Er zijn geen directe inconsistenties opgemerkt, maar de haalbaarheid hangt af van de beschikbare capaciteit en middelen.

Participatie

Het voorstel vermeldt niet expliciet hoe participatie van belanghebbenden wordt vormgegeven, behalve de betrokkenheid van de raad.

Duurzaamheid

Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp binnen dit voorstel.

Financiële Gevolgen

De financiële gevolgen omvatten een eenmalig budget van €730.000, dat wordt vrijgegeven na het opstellen van de projectplanning. Het voorstel geeft geen verdere details over hoe deze kosten worden gedekt, wat een punt van aandacht kan zijn voor de raad.