Analyse van het document
Titel en Samenvatting:
De titel van het voorstel is "Archiefverordening Kaag en Braassem 2018". Het voorstel beoogt de vaststelling van een nieuwe archiefverordening die voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Deze verordening biedt een formele basis voor de doorontwikkeling van de archieffunctie richting volledige digitalisering en de toekomstige ontwikkeling naar een duurzaam digitaal archief, het E-depot. De verordening is een actualisatie van de versie uit 2009 en is noodzakelijk om te voldoen aan de Archiefwet 1995 en de aanbevelingen van de provincie.
Volledigheid van het Voorstel:
Het voorstel is volledig in de zin dat het de noodzaak van de nieuwe verordening onderbouwt met verwijzingen naar relevante wetgeving en aanbevelingen van de provincie. Het biedt een duidelijke uitleg over de aanpassingen en de doelen van de nieuwe verordening.
Rol van de Raad:
De gemeenteraad heeft de rol om de archiefverordening vast te stellen, zoals vereist door de Archiefwet 1995. Dit omvat het vaststellen van regels voor de zorgplicht en het toezicht op de naleving van de archiefwetgeving.
Politieke Keuzes:
De politieke keuzes betreffen voornamelijk de goedkeuring van de nieuwe verordening en de implicaties daarvan voor de digitalisering van archiefprocessen. Er moet ook worden overwogen hoe de aanbevelingen van de provincie worden geïntegreerd.
SMART en Inconsistenties:
Het voorstel is specifiek en meetbaar in termen van de doelen voor digitalisering en naleving van wetgeving. Het is tijdgebonden door de noodzaak van snelle vaststelling om taakverwaarlozing te voorkomen. Er zijn geen duidelijke inconsistenties in het voorstel.
Besluit van de Raad:
De raad moet besluiten om de Archiefverordening Kaag en Braassem 2018 vast te stellen.
Participatie:
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het proces van vaststelling van de verordening.
Duurzaamheid:
Hoewel duurzaamheid als "n.v.t." wordt vermeld, is de ontwikkeling naar een duurzaam digitaal archief (E-depot) een impliciet duurzaamheidsaspect.
Financiële Gevolgen:
De jaarlijkse kosten voor het beheer van archieven worden in de begroting opgenomen. Het voorstel geeft aan dat deze kosten gedekt zijn, maar biedt geen gedetailleerde financiële analyse.