Analyse van het document
Titel en Samenvatting:
De titel van het voorstel is "Archiefverordening Kaag en Braassem 2018". Het voorstel beoogt de vaststelling van een nieuwe archiefverordening die voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Dit is noodzakelijk om een goed toegankelijk en geordend archief te waarborgen, conform de Archiefwet 1995. De nieuwe verordening biedt een formele basis voor de digitalisering van archiefprocessen en de ontwikkeling naar een duurzaam digitaal archief, het E-depot. De verordening is een actualisatie van de versie uit 2009 en speelt in op aanbevelingen van de provincie.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is volledig in de zin dat het de noodzaak, wettelijke basis en de stappen voor implementatie duidelijk uiteenzet. Het verwijst naar relevante wetgeving en eerdere verordeningen.
Rol van de raad:
De gemeenteraad heeft de taak om de archiefverordening vast te stellen, zoals vereist door de Archiefwet 1995. Dit omvat het vaststellen van regels voor de zorgplicht en het toezicht op de naleving van de archiefwetgeving.
Politieke keuzes:
De raad moet beslissen over de goedkeuring van de nieuwe verordening, die de basis legt voor verdere digitalisering en modernisering van de archiefprocessen.
SMART en Inconsistenties:
Het voorstel is specifiek en meetbaar in termen van de vaststelling van de verordening. Het is relevant en tijdgebonden, maar er zijn geen specifieke tijdlijnen of meetbare doelen voor de implementatie van de digitalisering genoemd. Er zijn geen duidelijke inconsistenties.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om de Archiefverordening Kaag en Braassem 2018 vast te stellen.
Participatie:
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het proces van vaststelling van de verordening.
Duurzaamheid:
Hoewel duurzaamheid als "n.v.t." wordt vermeld, is de ontwikkeling naar een duurzaam digitaal archief (E-depot) een impliciet duurzaamheidsaspect.
Financiële gevolgen:
De jaarlijkse kosten voor het beheer van archieven worden in de begroting opgenomen. Er is geen specifieke dekking genoemd, maar het lijkt onderdeel te zijn van de reguliere begrotingscyclus.