Analyse van het document
Titel en samenvatting:
De titel van het voorstel is "Aanschaf vergadersysteem trouwzaal". Het voorstel betreft de aanschaf van een nieuw vergadersysteem voor de trouwzaal van de gemeente Kaag en Braassem. Dit systeem moet multifunctioneel zijn, zodat de trouwzaal ook voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Het systeem moet dezelfde functionaliteiten bieden als het huidige systeem in de raadzaal, inclusief live-uitzendingen en doorzoekbare videotulen. De totale eenmalige kosten bedragen €62.070,00, waarvan €57.070,00 gedekt wordt door een bestaand krediet en €5.000,00 door de budgettaire ruimte van 2024. Na een jaar gebruik worden de structurele kosten geëvalueerd en toegevoegd aan het griffiebudget.
Volledigheid van het voorstel:
Het voorstel is redelijk volledig. Het bevat een duidelijke beschrijving van de doelstellingen, financiële consequenties en de stappen die genomen moeten worden na de implementatie. Echter, het voorstel zou baat hebben bij meer gedetailleerde informatie over de exacte specificaties van het vergadersysteem en de verwachte structurele kosten.
Rol van de raad:
De raad moet het voorstel goedkeuren en de financiële middelen vrijmaken voor de aanschaf en installatie van het vergadersysteem. Daarnaast moet de raad de griffie opdracht geven om na een jaar de structurele kosten te evalueren.
Politieke keuzes:
De raad moet beslissen of de investering in het nieuwe vergadersysteem gerechtvaardigd is, gezien de kosten en de voordelen van multifunctioneel gebruik van de trouwzaal. Ook moet overwogen worden of de uitbreiding naar vergaderingen buiten het gemeentehuis wenselijk is.
SMART en inconsequenties:
Het voorstel is deels SMART: het is specifiek, meetbaar (kosten zijn duidelijk), en tijdgebonden (evaluatie na een jaar). Het is echter minder specifiek over de exacte specificaties van het systeem en de structurele kosten. Er zijn geen duidelijke inconsequenties, maar meer details zouden helpen.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om het vergadersysteem aan te schaffen en de financiële middelen hiervoor vrij te maken. Ook moet de raad instemmen met de evaluatie van de structurele kosten na een jaar.
Participatie:
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het besluitvormingsproces.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd in het voorstel. Het zou relevant kunnen zijn in termen van energieverbruik van het nieuwe systeem en de mogelijkheid om de trouwzaal multifunctioneel te gebruiken.
Financiële gevolgen:
De eenmalige kosten bedragen €62.070,00. Hiervan wordt €57.070,00 gedekt door een bestaand krediet en €5.000,00 door de budgettaire ruimte van 2024. De structurele kosten worden na een jaar geëvalueerd en zijn naar verwachting lager dan de huidige kosten van €4.500,00 per jaar voor de raadzaal.