Analyse van het document
Titel en Samenvatting
Titel: Handreiking ‘Hoe om te gaan met chatberichten’ en e-mailbewaring
Samenvatting: Het voorstel betreft de vaststelling van een handreiking voor het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp en Microsoft Teams binnen de gemeente Kaag en Braassem. Deze handreiking biedt richtlijnen voor het delen en bewaren van informatie om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG en de Woo. Daarnaast wordt voorgesteld om aan te sluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring 2024, die richtlijnen biedt voor het bewaren van e-mailverkeer. De gemeente werkt samen met Alphen aan den Rijn en een ICT-samenwerkingsverband om dit beleid te implementeren.
Volledigheid van het Voorstel
Het voorstel is redelijk volledig, met duidelijke beslispunten en argumenten. Het biedt een overzicht van de huidige situatie, de noodzaak van de handreiking, en de stappen die genomen moeten worden om aan de wet- en regelgeving te voldoen. Echter, er zijn nog enkele openstaande vragen, zoals de definitieve identificatie van 'sleutelfiguren' en de mogelijke behoefte aan nieuwe applicaties.
Rol van de Raad
De gemeenteraad heeft geen directe rol in dit voorstel, aangezien het een besluit van het college van B&W betreft. De raad is wel geïnformeerd over de voortgang en implementatie van de Woo.
Politieke Keuzes
De politieke keuzes betreffen voornamelijk de identificatie van 'sleutelfiguren' wiens e-mails permanent bewaard worden, en de keuze voor eventuele nieuwe applicaties voor archivering.
SMART-Analyse en Inconsistenties
Het voorstel is gedeeltelijk SMART. Het is specifiek en relevant, maar mist concrete tijdsgebonden doelen en meetbare resultaten. Er zijn geen directe inconsistenties, maar de noodzaak voor toekomstige applicaties en de definitieve identificatie van sleutelfiguren zijn nog niet volledig uitgewerkt.
Besluit van de Raad
De raad hoeft geen besluit te nemen, maar kan wel betrokken worden bij de evaluatie van de implementatie en de keuzes rondom sleutelfiguren.
Participatie
Er is beperkte participatie beschreven. De Ondernemingsraad wordt betrokken bij de identificatie van sleutelfiguren.
Duurzaamheid
Duurzaamheid is niet als relevant onderwerp genoemd in dit voorstel.
Financiële Gevolgen
Er zijn momenteel geen financiële gevolgen, maar er is een potentieel financieel risico als er nieuwe applicaties nodig zijn voor archivering. Dit is nog niet gedekt in het voorstel.