Debatrijk | Kaag en Braassem

Kies een vergadering: 20-11-2023, Financiële commissie - Visie en Advies

20-11-2023 Financiële commissie - Visie en Advies

Agendapunt 5 Samenstelling commissie en voorzitter.

Agendapunt 6 Procesaanpak aanbesteding accountant.

Gemeenteraad Debatteert over Aanbesteding Nieuwe Accountant

Let op: AI kan fouten maken. Dit artikel is nog niet gecontroleerd door de griffie.

De gemeenteraad besprak op 27 november 2023 het plan voor de Europese aanbesteding van een nieuwe accountant. Het huidige contract met Baker Tilly loopt af op 30 september 2024, waardoor er een nieuwe accountant moet worden gekozen voor het verslagjaar 2024. De financiële commissie speelt een cruciale rol in het proces, dat voor het zomerreces moet zijn afgerond.

Politiekverslaggever Rijk de Bat

Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 27 november stond de aanbesteding van een nieuwe accountant hoog op de agenda. Het huidige contract met Baker Tilly loopt af in september 2024, en de gemeente moet op zoek naar een nieuwe partij om de jaarrekening van 2024 te controleren. Vanwege de omvang van de opdracht is een Europese aanbesteding vereist, conform de Aanbestedingswet 2012.

Betrokkenheid van de financiële commissie

Het voorstel benadrukt de betrokkenheid van de financiële commissie in het aanbestedingsproces. Zij zullen de aanbestedingsleidraad en het programma van eisen vaststellen. Daarnaast zal minimaal één lid van de commissie deelnemen aan de beoordelingscommissie. "Dit zorgt ervoor dat de raad niet pas bij de voorlopige gunning wordt betrokken, maar al eerder in het proces," aldus de wethouder.

Vragen en zorgen vanuit de raad

Tijdens het debat werden diverse vragen gesteld over de samenstelling van de beoordelingscommissie en de mogelijkheid dat Baker Tilly opnieuw inschrijft. Guido Wesselman vroeg zich af wie er nog meer in de beoordelingscommissie zitten. "Dat zijn de mensen van het aanbestedingsteam, waaronder de inkoper en iemand van de afdeling Financiën," werd hem verzekerd.

Fred, een ander raadslid, uitte zijn zorgen over het tijdig binnenhalen van een nieuwe accountant gezien het huidige personeelstekort in de sector. "Gaan we het proces aanpassen zodat we eerder kunnen beginnen?" vroeg hij. De wethouder erkende de uitdaging en benadrukte dat er al marge is ingebouwd in de planning.

Scenario's zonder inschrijvers

Meneer Wesselink bracht een belangrijk punt naar voren: "Wat als er geen inschrijvers zijn?" Hij wees op recente aanbestedingen zonder inschrijvingen en drong aan op een plan B. De wethouder verzekerde dat dit scenario wordt meegenomen in de projectgroep.

Duurzaamheid als criterium

Een opvallend aspect van de aanbesteding is dat duurzaamheid een van de criteria zal zijn bij de beoordeling van de inschrijvingen. De financiële consequenties van de aanbesteding worden pas duidelijk na ontvangst van de inschrijvingen.

Besluitvorming en vervolg

Het voorstel kan als hamerstuk naar de raad van 27 november, zo concludeerde de vergadering. Er werd een oproep gedaan aan commissieleden om zich aan te melden voor de beoordelingscommissie. "Als er leden zijn die zitting willen nemen, laat het me weten," sloot de voorzitter af.

Met de deadline voor het zomerreces in zicht, is de druk hoog om het proces soepel en tijdig te laten verlopen. De gemeenteraad lijkt vastberaden om de beste prijs-kwaliteitsverhouding te vinden voor de nieuwe accountant, met oog voor duurzaamheid en betrokkenheid van de financiële commissie.

Samenvatting

Op 27 november 2023 bespreekt de gemeenteraad een plan voor de aanbesteding van een nieuwe accountant. Het huidige contract met Baker Tilly loopt af op 30 september 2024, dus er moet een nieuwe accountant worden gekozen voor het verslagjaar 2024. Omdat de waarde van de opdracht de Europese drempel overschrijdt, moet deze Europees worden aanbesteed volgens de Aanbestedingswet 2012. Het doel is om een accountant te selecteren op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Het voorstel is om de financiële commissie te betrekken bij de aanbestedingsprocedure. Zij krijgen de taak om de aanbestedingsleidraad en het programma van eisen vast te stellen. Ook zal minimaal één lid van de financiële commissie deelnemen aan de beoordelingscommissie. Dit moet ervoor zorgen dat de raad niet pas bij de voorlopige gunning wordt betrokken, maar al eerder in het proces.

De planning is om de opdracht voor het zomerreces te verlenen, wat betekent dat de procedure snel moet starten om eventuele vertragingen te voorkomen. Duurzaamheid zal een van de criteria zijn bij de beoordeling van de inschrijvingen. De financiële consequenties worden pas duidelijk na ontvangst van de inschrijvingen.

Raadsvoorstel procesaanpak aanbesteding accountant.pdf
opties
analyse dossier samenvatting

Analyse van het document

Titel en Samenvatting:
Het voorstel is getiteld "Procesaanpak aanbesteding accountant". Het doel is om een nieuwe accountant aan te stellen voor de controle van de jaarrekening vanaf het verslagjaar 2024, aangezien het huidige contract met Baker Tilly afloopt op 30 september 2024. Vanwege de geraamde waarde van de opdracht moet deze Europees worden aanbesteed volgens de Aanbestedingswet 2012. Het voorstel behelst het mandateren van de financiële commissie om de aanbestedingsleidraad en het programma van eisen vast te stellen en om minimaal één lid van deze commissie in de beoordelingscommissie op te nemen. De uiteindelijke benoeming van de accountant is een raadsbesluit.

Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel lijkt volledig in de zin dat het de noodzakelijke stappen en betrokkenheid van de financiële commissie beschrijft. Het bevat echter geen gedetailleerde financiële analyse of specifieke duurzaamheidscriteria.

Rol van de Raad:
De raad heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over de benoeming van de accountant. De raad moet ook het plan van aanpak voor de aanbesteding goedkeuren.

Politieke Keuzes:
De raad moet beslissen over de mate van betrokkenheid van de financiële commissie en de criteria voor de aanbesteding, zoals de nadruk op prijs-kwaliteitverhouding en duurzaamheid.

SMART en Inconsistenties:
Het voorstel is deels SMART: het is specifiek, meetbaar en tijdgebonden (met een deadline voor het zomerreces). Het is minder specifiek over de haalbaarheid en relevantie, vooral wat betreft de duurzaamheidscriteria en financiële consequenties.

Besluit van de Raad:
De raad moet besluiten het plan van aanpak voor de aanbesteding goed te keuren en de financiële commissie te mandateren zoals voorgesteld.

Participatie:
Er is geen specifieke vermelding van bredere participatie of inspraak buiten de financiële commissie.

Duurzaamheid:
Duurzaamheid wordt genoemd als onderdeel van de criteria, maar er is geen verdere specificatie of nadruk op hoe dit wordt geïntegreerd in de aanbesteding.

Financiële Gevolgen:
De financiële consequenties zijn nog onbekend en worden pas duidelijk bij ontvangst van de inschrijvingen. Er wordt een indicatie gegeven van de gemiddelde uitgaven van de afgelopen drie jaar, circa € 70.000 per jaar. Er is geen informatie over hoe deze kosten gedekt zullen worden.

Dossier vormen

Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.

1

Aanbesteding Accountant Financiële commissie Europese regelgeving Aanbestedingswet 2012 Beoordelingscommissie Programma van eisen Prijs-kwaliteitsverhouding Contract Baker Tilly

Verfijning van de zoekopdracht:

2 3
Dossier maken
Concept raadsbesluit procesaanpak aanbesteding accountant.pdf
Procesaanpak aanbesteding accountant.pdf

Agendapunt 7 Financiële verordeningen, Controleprotocol en Visie op control + korte update project DHT en rechtmatigheidsverantwoording.

Gemeenteraad Kaag en Braassem Debatteert over Nieuwe Financiële Verordeningen

Let op: AI kan fouten maken. Dit artikel is nog niet gecontroleerd door de griffie.

De gemeenteraad van Kaag en Braassem staat op het punt om belangrijke beslissingen te nemen over de actualisatie van hun financiële en controleverordeningen. Deze veranderingen zijn bedoeld om de interne beheersing te verbeteren en een budget van € 122.000 vrij te maken voor structurele kosten. De besluitvorming moet voor het einde van het jaar plaatsvinden.

Politiekverslaggever Rijk de Bat

Tijdens de recente raadsvergadering werd er uitvoerig gedebatteerd over de voorgestelde verordeningen en protocollen die de financiële kaders van de gemeente moeten actualiseren. De discussie was levendig en gedetailleerd, met raadsleden die hun zorgen en vragen naar voren brachten.

Een van de raadsleden, de heer Wesselink, uitte zijn bezorgdheid over de term 'periodiek' in de verordening voor onderzoeken naar doelmatigheid. "Wat betekent periodiek precies? Het klinkt nogal vrijblijvend," merkte hij op. Hij stelde voor dat de financiële commissie hier jaarlijks naar zou kunnen kijken om meer duidelijkheid te scheppen.

De heer Wesselman had vragen over de verhoging van de afwijkingsgrens van € 15.000 naar € 50.000. "Waarom is er gekozen voor € 50.000? De verhouding van 60 miljoen naar 80 miljoen zou eerder € 20.000 rechtvaardigen," vroeg hij zich af. Hij suggereerde dat een promillage van de begroting wellicht een betere maatstaf zou zijn.

Mevrouw Bader voegde hieraan toe dat de groei van de begroting, vooral binnen het sociaal domein, mogelijk een heroverweging van de grenswaarden vereist. "Is de grens voor het sociaal domein niet te laag en voor andere domeinen niet te hoog?" vroeg ze.

De discussie ging verder met technische vragen over de stukken, waarbij raadsleden zoals mevrouw Hoogeboom zich afvroegen of de ambitie om de raad voor 1 juni te informeren over de jaarrekening haalbaar was. "Is 1 juni niet te ambitieus?" vroeg ze.

De gemeenteraad heeft tot 31 december 2023 om een besluit te nemen over deze verordeningen. De voorgestelde wijzigingen zijn een reactie op wetswijzigingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college, die sinds 2023 van kracht zijn. De stukken die nu ter besluitvorming voorliggen, zijn bedoeld om de operationele inbedding van nieuwe verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie te verbeteren.

Met de deadline in zicht, is het duidelijk dat de gemeenteraad van Kaag en Braassem nog enkele knopen moet doorhakken voordat de nieuwe verordeningen en protocollen definitief kunnen worden vastgesteld.

Samenvatting

De gemeenteraad van Kaag en Braassem overweegt om op 18 december 2023 te beslissen over een aantal belangrijke verordeningen en protocollen. Deze omvatten de Financiële verordening, Controleverordening, Verordening voor onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, Controleprotocol, Normenkader en de Visie op Control voor 2023. Deze documenten zijn bedoeld om de kaders voor financieel beleid en controle te actualiseren en te verbeteren. De Visie op Control richt zich op het verbeteren van interne beheersing binnen de gemeentelijke organisatie. Als de raad deze stukken vaststelt, komt er een budget van € 122.000 vrij voor structurele kosten. De besluitvorming moet uiterlijk op 31 december 2023 plaatsvinden.

Raadsvoorstel verordeningen, controleprotocol en visie op control.pdf
opties
analyse dossier samenvatting

Analyse van het document

Titel en Samenvatting
Titel: Verordeningen, controleprotocol en visie op control

Samenvatting: Het voorstel betreft de vaststelling van diverse verordeningen en protocollen voor de gemeente Kaag en Braassem, waaronder de Financiële verordening, Controleverordening, en de Visie op Control. Deze documenten zijn geactualiseerd naar aanleiding van wetswijzigingen met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Het doel is om de kaders voor financieel beleid en controle te moderniseren en te zorgen voor een verschuiving van interne controle naar interne beheersing. De raad moet deze documenten formeel vaststellen voor 31 december 2023, zodat het budget voor structurele kosten van €122.000 kan worden vrijgegeven.

Oordeel over de volledigheid
Het voorstel lijkt volledig en gedetailleerd, met duidelijke verwijzingen naar de wetswijzigingen en de noodzaak voor actualisatie van de verordeningen. Er zijn bijlagen toegevoegd die verdere verduidelijking bieden over de wijzigingen.

Rol van de Raad
De raad heeft de rol om de voorgestelde verordeningen en protocollen formeel vast te stellen. Dit is noodzakelijk om de juridische en financiële kaders voor de gemeente te actualiseren en te formaliseren.

Politieke Keuzes
De raad moet beslissen over de vaststelling van de verordeningen en protocollen, wat invloed heeft op de manier waarop de gemeente haar financiële en controleprocessen beheert. Er moet ook worden besloten over de verschuiving naar een meer risicogerichte benadering van interne beheersing.

SMART en Inconsistenties
Het voorstel is specifiek en tijdgebonden, met een duidelijke deadline voor besluitvorming. Het is meetbaar in termen van de vastgestelde kaders en budgetten. Er zijn geen duidelijke inconsistenties in het voorstel.

Besluit van de Raad
De raad moet besluiten om de voorgestelde verordeningen en protocollen vast te stellen, zodat de gemeente kan voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen en interne beheersingsdoelen.

Participatie
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het proces van vaststelling van de verordeningen.

Duurzaamheid
Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp in dit voorstel.

Financiële Gevolgen
Er zijn geen directe financiële consequenties verbonden aan het voorstel, aangezien de kosten voor het opstellen van de verordeningen en protocollen al zijn gedekt door een eerder goedgekeurd budget van €730.000. Het vrijgeven van een budget van €122.000 voor structurele kosten is afhankelijk van de vaststelling van de documenten.

Dossier vormen

Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.

1

Verordeningen Controleprotocol Visie op Control Rechtmatigheidsverantwoording Interne beheersing Accountantscontrole Normenkader Financiële verordening Doelmatigheid en doeltreffendheid Wetswijziging

Verfijning van de zoekopdracht:

2 3
Dossier maken
Concept raadsbesluit verordeningen, controleprotocol en visie op control.pdf
Controle verordening (was - wordt) versie Raad.pdf
Controle verordening KB 2023 versie Raad.pdf
Controleprotocol 2023 versie Raad.pdf
Financiele verordening (was - wordt) versie Raad.pdf
Financiele verordening 2023 versie Raad.pdf
Raadsinformatiebrief projectplanning Rechtmatigheidsverantwoording DHT (ondertekend).pdf
opties
analyse dossier

Analyse van het document

Titel en Samenvatting
Titel: Projectplanning rechtmatigheidsverantwoording/doorontwikkeling horizontaal toezicht/risicomanagement

Samenvatting: Het voorstel betreft een projectplanning voor de implementatie van drie belangrijke verplichtingen voor de gemeente Kaag en Braassem: de rechtmatigheidsverantwoording, het horizontaal toezicht-convenant met de fiscus, en de nieuwe nota voor integraal risicomanagementbeleid. Het projectplan omvat vijf hoofdsporen die de interne beheersing en controlemechanismen moeten versterken. Het budget van €730.000 wordt vrijgegeven na het opstellen van deze planning. De gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd om controle te houden en bij te sturen waar nodig.

Volledigheid van het Voorstel
Het voorstel lijkt volledig in de zin dat het een gedetailleerde projectplanning bevat met benoemde activiteiten, deelproducten, en een financiële consequentie. Het biedt een duidelijke structuur voor de uitvoering van de verplichtingen.

Rol van de Raad
De raad heeft een toezichthoudende rol en wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Dit stelt de raad in staat om controle te houden en bij te sturen indien nodig.

Politieke Keuzes
De politieke keuzes betreffen de prioritering van de verschillende projectactiviteiten en de toewijzing van middelen om de gestelde doelen te bereiken. Er moet ook worden besloten hoe de raad betrokken blijft bij de voortgang en evaluatie van het project.

SMART-Analyse en Inconsistenties
Het voorstel is grotendeels SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) doordat het duidelijke doelen en tijdlijnen stelt. Er zijn geen directe inconsistenties opgemerkt, maar de haalbaarheid hangt af van de beschikbare capaciteit en middelen.

Participatie
Het voorstel vermeldt niet expliciet hoe participatie van belanghebbenden wordt vormgegeven, behalve de betrokkenheid van de raad.

Duurzaamheid
Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp binnen dit voorstel.

Financiële Gevolgen
De financiële gevolgen omvatten een eenmalig budget van €730.000, dat wordt vrijgegeven na het opstellen van de projectplanning. Het voorstel geeft geen verdere details over hoe deze kosten worden gedekt, wat een punt van aandacht kan zijn voor de raad.

Dossier vormen

Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.

1

Rechtmatigheidsverantwoording Projectplanning Interne beheersing Horizontaal Toezicht Risicomanagement Interne Controle Procesrisicoanalyse Beheersmaatregelen Financiële rechtmatigheid Doorontwikkeling

Verfijning van de zoekopdracht:

2 3
Dossier maken
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (was-wordt) versie Raad.pdf
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 versie Raad.pdf
Visie op control gemeente KB.pdf
Bijlage Raadsbesluit 3 juli 2023 beslispunten Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole 2023.pdf
Normenkader 2023 KB versie Raad (bijlage 4 COPRO).pdf

20-11-2023 Financiële commissie - Visie en Advies

Agendapunt Algemene bijlagen

Agendapunt 3 Mededelingen.

I.J.M. Bader - VVD

R. Möllers - VVD

N.G. van Egmond - Wethouder

R. Möllers - VVD

I.J.M. Bader - VVD

I.J.M. Bader - VVD

R. Möllers - VVD

N.G. van Egmond - Wethouder

Agendapunt 5 Samenstelling commissie en voorzitter.

Agendapunt 6 Procesaanpak aanbesteding accountant.

Gemeenteraad Debatteert over Aanbesteding Nieuwe Accountant

Samenvatting

Analyse van het document

Dossier vormen

Gino Wesselman

Mike Pompe

Gino Wesselman

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

R. Möllers - VVD

F.J. Zoetendaal - Samen

N.G. van Egmond - Wethouder

F.J. Zoetendaal - Samen

R. Möllers - VVD

N.G. van Egmond - Wethouder

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

R. Wesselink - CDA

R. Wesselink - CDA

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

I.J.M. Bader - VVD

N.G. van Egmond - Wethouder

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

F.J. Zoetendaal - Samen

Gino Wesselman

R. Wesselink - CDA

I.J.M. Bader - VVD

R. Möllers - VVD

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

M.H.M Hogenboom - PRO

Gino Wesselman -

Mike Pompe -

R. Möllers - VVD

F.J. Zoetendaal - Samen

N.G. van Egmond - Wethouder

R. Wesselink - CDA

I.J.M. Bader - VVD

M.H.M Hogenboom - PRO

Agendapunt 7 Financiële verordeningen, Controleprotocol en Visie op control + korte update project DHT en rechtmatigheidsverantwoording.

Gemeenteraad Kaag en Braassem Debatteert over Nieuwe Financiële Verordeningen

Samenvatting

Analyse van het document

Dossier vormen

Analyse van het document

Dossier vormen

I.J.M. Bader - VVD

Mike Pompe

R. Möllers - VVD

Sezgin Tetik

R. Möllers - VVD

R. Wesselink - CDA

R. Möllers - VVD

R. Wesselink - CDA

R. Möllers - VVD

Gino Wesselman

R. Möllers - VVD

I.J.M. Bader - VVD

R. Möllers - VVD

R. Möllers - VVD

M.H.M Hogenboom - PRO

I.J.M. Bader - VVD

Mike Pompe -

R. Möllers - VVD

Sezgin Tetik -